Beratungsprotokolle, Dokumentationspflichten, Aufklärungsbögen – der Gesetzgeber hat uns in den letzten Jahren eine Menge Papierkram beschert. Angeblich zum Schutz der Verbraucher. In der Praxis dient das Meiste davon eher der Absicherung unseriöser Vermittler.
Wir bei H+P dokumentieren unsere Arbeit seit mehr als 40 Jahren. Nicht weil wir müssen, sondern weil es zu professioneller Beratung einfach dazugehört.
Transparenz? Für uns kein Fremdwort
Seriöse Versicherungsmakler, Versicherungsberater und Versicherungsvermittler beraten kundenorientiert, klären über Nachteile auf und arbeiten transparent. Wir verstehen uns als Ihr Coach, der gemeinsam mit Ihnen eine Entscheidungsgrundlage erarbeitet – auf der Sie Ihre Versicherungs- und Vorsorgeziele bestmöglich verwirklichen können.
Diesen ganzen Prozess protokollieren und dokumentieren wir. Schon immer. Lange bevor es Pflicht war.
Am effizientesten funktioniert das durch eine transparente und jederzeit nachvollziehbare Kommunikation – idealerweise per E-Mail.
Warum E-Mail statt Messenger-Diensten?
E-Mails lassen sich lückenlos archivieren und durchsuchen. Bei Messenger-Diensten ist das schwierig bis unmöglich. Bei WhatsApp & Co. gibt es zudem erhebliche Unwägbarkeiten bezüglich DSGVO und Datenschutz. Als Versicherungsmakler verarbeiten wir sensible Daten – da können wir keine Kompromisse eingehen.
Dokumentation: Bei Geschäftskunden noch wichtiger
Wenn es um gewerbliche Versicherungen geht – D&O-Versicherung, Berufshaftpflicht, Cyberversicherung, Betriebshaftpflicht – ist lückenlose Dokumentation noch kritischer.
Hier geht es oft um hohe Deckungssummen, komplexe Vertragswerke und Risiken, die im Schadensfall existenzbedrohend sein können. Jedes Detail zählt. Jede Empfehlung muss nachvollziehbar sein. Jede Entscheidung dokumentiert.
Gerade bei Unternehmerkunden mit mehreren Beteiligten, wechselnden Ansprechpartnern oder langfristigen Vertragsbeziehungen ist eine saubere, durchsuchbare E-Mail-Kommunikation Gold wert.
Schwarze Schafe dokumentieren auch – aber anders
Im Gegensatz zu unserem transparenten Beratungsprozess nutzen unseriöse Berater und Anbieter Ihre Unterschrift unter Beratungsprotokollen gerne zur Eigenabsicherung.
Diese Protokolle sind dann mit Formulierungen zu Lasten der Kunden versehen, deren Hinterlist und Tragweite Sie oft gar nicht erkennen – und deshalb arglos unterschreiben.
Unser Ansatz ist ein anderer: Unsere Dokumentation dient Ihrer Transparenz und Ihrem Schutz. Nicht unserem.
Deshalb kommunizieren wir fortlaufend, verständlich und nachvollziehbar – nicht erst am Ende mit einem 20-seitigen Protokoll voller Kleingedrucktem.
Beratungs- und Dokumentationspflicht als Verbraucherschutz?
Die Verbraucherschützer, die uns den bürokratischen Aufwand eingebrockt haben, haben die Tricks der schwarzen Schafe inzwischen erkannt. Teilweise findet man in der Verbraucherpresse deshalb sogar schon Empfehlungen, die Protokolle nicht zu unterschreiben. Verrückte Welt.
Aber keine Sorge: Bei uns läuft die Dokumentation bereits während der Beratung. In unseren E-Mails, Gesprächsnotizen und Briefen. Logisch, nachvollziehbar, individuell – und dauerhaft zu Ihrem Vorteil.
Die formalen Beratungs- und Dokumentationspflichten des Versicherungsvermittlers werden im Versicherungsvertragsgesetz (VVG 2008) behandelt. Selbstverständlich kommen wir dieser Verpflichtung nach – beschränken uns aber aus den beschriebenen Gründen auf das minimal noch zusätzlich Erforderliche.
