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Holzsteg über Wasser

13 | Eine gewissenhafte Dokumentation ist selbstverständlich

Zu einer sauberen und nachvoll­ziehbaren Dokumentation unserer Arbeit sind wir gesetzlich ver­pflichtet. Dieser Verant­wortung kamen wir jedoch bereits lange vor der Dokumen­tations­pflicht nach!

Wir kommunizieren transparent und nachvollziehbar

Seriöse Versicherungs­makler, Versicherungs­berater und Versicherungs­vermittler beraten kunden­orientiert, klären über Nachteile auf und setzen auf Transparenz. Wir verstehen uns als Ihr Coach, der gemeinsam mit Ihnen eine Entscheidungs­grundlage erarbeitet, auf der Sie Ihre Versicherungs- und Versorgung­swünsche bestmöglich verwirklichen.

Diesen ganzen Prozess protokollieren und dokumentieren wir – schon immer. In der Praxis funktioniert dies am effi­zientesten und effektivsten durch eine transparente und jederzeit nachvoll­ziehbare Kommunikation – idealerweise per eMail.

Gläserne Treppe von unten
Autor Profilbild

Leider kein Whatsapp

Bitte haben Sie deshalb Verständnis, wenn wir aufgrund fehlender, unzulänglicher oder nur sehr mühevoll umsetzbarer Dokumentierungs­möglich­keiten nicht alle technisch möglichen Kommunikations­wege bedienen (z.B. Facebook Messenger, WhatsApp u.ä.).

Erscheint zwar ein wenig altmodisch, aber selbst ich als Vertreterin der jungen Generation bei Hengstenberg & Partner muss zugestehen, dass eine Kommunikation über eMail auch nicht aufwändiger ist und viele Vorteile für beide Seiten beinhaltet.

Anne Kurschewitz

Hoher Papierstapel

Beratungs- und Dokumentations­pflicht als Verbraucher­schutz

Wenn die laufende Kommunikation professionell, lückenlos und nachvoll­ziehbar erfolgt, erübrigt sich oft eine zusätz­liche, zeitauf­wändige Dokumentation – es wurde ja schon im Beratungs­prozess alles gesagt!

Leider sind Verbraucher­schutz und Politik anderer Meinung, d.h. wider jeglichen gesunden Menschen­verstand und wider alle praktischen Überlegungen sind auch wir gesetzlich verpflichtet, weitere formale Beratungs­protokolle und Beratungs­dokumentationen zu erstellen.

Die formalen Beratungs- und Dokumen­tations­pflichten des Versiche­rungs­vermittlers werden im Versicherungsvertragsgesetz (VVG 2008) behandelt.

Selbstverständlich kommen wir dieser Verpflichtung nach, beschränken uns aber dabei aus den beschriebenen Gründen auf das minimal noch zusätzlich Erforderliche.

Schwarze Schafe dokumentieren auch – aber anders

Im Gegensatz zu unserem "natürlichen Aufklärungs- und Beratungsprozess" nutzen unseriöse Berater und Anbieter Ihre Unterschrift unter Beratungs­protokollen oder Dokumen­tationen gerne zur Eigen­absicherung.

Diese Protokolle sind dann mit Formulierungen zu Lasten der Kunden versehen, deren Hinterlist und Tragweite sie oft gar nicht erkennen und deshalb arglos unterschreiben.

Hoher Papierstapel

Widersprüchliche Empfehlungen

Auch die Verbraucher­schützer, die uns den bürokra­tischen Aufwand letztendlich eingebrockt haben, haben die Tricks der schwarzen Schafe inzwischen erkannt. Teilweise findet man in der Verbraucher­presse deshalb sogar schon Empfehlungen, die Protokolle nicht zu unterschreiben. Verrückte Welt...

Ein bisschen Kleingedrucktes zur Dokumentationspflicht

Ausführliche Beratung wird bei uns schon lange großgeschrieben

§ 60, Abs 2 VVG: (2) Der Versicherungsmakler, der nach Absatz 1 Satz 2 auf eine eingeschränkte Auswahl hinweist, und der Versicherungsvertreter haben dem Versicherungsnehmer mitzuteilen, auf welcher Markt- und Informationsgrundlage sie ihre Leistung erbringen, und die Namen der ihrem Rat zu Grunde gelegten Versicherer anzugeben. Der Versicherungsvertreter hat außerdem mitzuteilen, für welche Versicherer er seine Tätigkeit ausübt und ob er für diese ausschließlich tätig ist.

§ 61, Abs 1 VVG: Der Versicherungsvermittler hat den Versicherungsnehmer, soweit nach der Schwierigkeit, die angebotene Versicherung zu beurteilen, oder der Person des Versicherungsnehmers und dessen Situation hierfür Anlass besteht, nach seinen Wünschen und Bedürfnissen zu befragen und, auch unter Berücksichtigung eines angemessenen Verhältnisses zwischen Beratungsaufwand und der vom Versicherungsnehmer zu zahlenden Prämien, zu beraten sowie die Gründe für jeden zu einer bestimmten Versicherung erteilten Rat anzugeben. Er hat dies unter Berücksichtigung der Komplexität des angebotenen Versicherungsvertrags nach § 62 zu dokumentieren.

Schon lange vor Einführung dieses Gesetzes haben wir unsere Kunden seriös und ehrlich beraten. Diese Beratungspflicht ist für uns also nichts Neues und nichts Schlimmes. Im Gegenteil: Sie könnte helfen, die schwarzen Schafe unter den Versicherungsvermittlern aus dem Markt zu drängen.

Eine nachvollziehbare Dokumentation ist selbstverständlich

§ 62, Abs 1: Dem Versicherungsnehmer sind die Informationen nach § 60 Abs. 2 vor Abgabe seiner Vertragserklärung, die Informationen nach § 61 Abs. 1 vor dem Abschluss des Vertrags klar und verständlich in Textform zu übermitteln.

Wir dokumentieren unsere Arbeit in unseren täglichen E-Mails, Gesprächsnotizen und Briefen. Logisch, nachvollziehbar, individuell und dauerhaft zum Vorteil unserer Kunden. Dazu gehört selbstverständlich auch die Übermittlung der Informationen gemäß §§ 60 Abs. 2 und 61 Abs. 1 VVG.

Eineinhalb eckige blaue Orangen
Hengstenberg & Partner,

Sie wünschen mehr Infos zur Dokumentationspflicht?

Dokumentation und Protokollierung ist umfangreich und ermüdend, dient aber der Transparenz und dem Verbraucherschutz. Gerne erklären wir Ihnen mehr zur Dokumentationspflicht.

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