Zu einer sauberen und nachvollziehbaren Dokumentation unserer Arbeit sind wir gesetzlich verpflichtet. Dieser Verantwortung kamen wir jedoch bereits lange vor der Dokumentationspflicht nach!
Wir kommunizieren transparent und nachvollziehbar
Seriöse Versicherungsmakler, Versicherungsberater und Versicherungsvermittler beraten kundenorientiert, klären über Nachteile auf und setzen auf Transparenz. Wir verstehen uns als Ihr Coach, der gemeinsam mit Ihnen eine Entscheidungsgrundlage erarbeitet, auf der Sie Ihre Versicherungs- und Versorgungswünsche bestmöglich verwirklichen.
Diesen ganzen Prozess protokollieren und dokumentieren wir – schon immer. In der Praxis funktioniert dies am effizientesten und effektivsten durch eine transparente und jederzeit nachvollziehbare Kommunikation – idealerweise per eMail.
Leider kein Whatsapp
Bitte haben Sie deshalb Verständnis, wenn wir aufgrund fehlender, unzulänglicher oder nur sehr mühevoll umsetzbarer Dokumentierungsmöglichkeiten und auch Unwägbarkeiten hinsichtlich Datenschutz (DSGVO) nicht alle technisch möglichen Kommunikationswege bedienen (z.B. Facebook Messenger, WhatsApp, Telegram, Threema u.ä.).
Erscheint zwar ein wenig altmodisch, aber selbst ich als Vertreterin der jungen Generation bei Hengstenberg & Partner muss zugestehen, dass eine Kommunikation über eMail auch nicht aufwändiger ist und viele Vorteile für beide Seiten beinhaltet.
Beratungs- und Dokumentationspflicht als Verbraucherschutz
Wenn die laufende Kommunikation professionell, lückenlos und nachvollziehbar erfolgt, erübrigt sich oft eine zusätzliche, zeitaufwändige Dokumentation – es wurde ja schon im Beratungsprozess alles gesagt!
Leider sind Verbraucherschutz und Politik anderer Meinung, d.h. wider jeglichen gesunden Menschenverstand und wider alle praktischen Überlegungen sind auch wir gesetzlich verpflichtet, weitere formale Beratungsprotokolle und Beratungsdokumentationen zu erstellen.
Die formalen Beratungs- und Dokumentationspflichten des Versicherungsvermittlers werden im Versicherungsvertragsgesetz (VVG 2008) behandelt.
Selbstverständlich kommen wir dieser Verpflichtung nach, beschränken uns aber dabei aus den beschriebenen Gründen auf das minimal noch zusätzlich Erforderliche.
Schwarze Schafe dokumentieren auch – aber anders
Im Gegensatz zu unserem "natürlichen Aufklärungs- und Beratungsprozess" nutzen unseriöse Berater und Anbieter Ihre Unterschrift unter Beratungsprotokollen oder Dokumentationen gerne zur Eigenabsicherung.
Diese Protokolle sind dann mit Formulierungen zu Lasten der Kunden versehen, deren Hinterlist und Tragweite sie oft gar nicht erkennen und deshalb arglos unterschreiben.
Widersprüchliche Empfehlungen
Auch die Verbraucherschützer, die uns den bürokratischen Aufwand letztendlich eingebrockt haben, haben die Tricks der schwarzen Schafe inzwischen erkannt. Teilweise findet man in der Verbraucherpresse deshalb sogar schon Empfehlungen, die Protokolle nicht zu unterschreiben. Verrückte Welt...
Ein bisschen Kleingedrucktes zur Dokumentationspflicht
Ausführliche Beratung wird bei uns schon lange großgeschrieben
§ 60, Abs 2 VVG: (2) Der Versicherungsmakler, der nach Absatz 1 Satz 2 auf eine eingeschränkte Auswahl hinweist, und der Versicherungsvertreter haben dem Versicherungsnehmer mitzuteilen, auf welcher Markt- und Informationsgrundlage sie ihre Leistung erbringen, und die Namen der ihrem Rat zu Grunde gelegten Versicherer anzugeben. Der Versicherungsvertreter hat außerdem mitzuteilen, für welche Versicherer er seine Tätigkeit ausübt und ob er für diese ausschließlich tätig ist.
§ 61, Abs 1 VVG: Der Versicherungsvermittler hat den Versicherungsnehmer, soweit nach der Schwierigkeit, die angebotene Versicherung zu beurteilen, oder der Person des Versicherungsnehmers und dessen Situation hierfür Anlass besteht, nach seinen Wünschen und Bedürfnissen zu befragen und, auch unter Berücksichtigung eines angemessenen Verhältnisses zwischen Beratungsaufwand und der vom Versicherungsnehmer zu zahlenden Prämien, zu beraten sowie die Gründe für jeden zu einer bestimmten Versicherung erteilten Rat anzugeben. Er hat dies unter Berücksichtigung der Komplexität des angebotenen Versicherungsvertrags nach § 62 zu dokumentieren.
Schon lange vor Einführung dieses Gesetzes haben wir unsere Kunden seriös und ehrlich beraten. Diese Beratungspflicht ist für uns also nichts Neues und nichts Schlimmes. Im Gegenteil: Sie könnte helfen, die schwarzen Schafe unter den Versicherungsvermittlern aus dem Markt zu drängen.
Eine nachvollziehbare Dokumentation ist selbstverständlich
§ 62, Abs 1: Dem Versicherungsnehmer sind die Informationen nach § 60 Abs. 2 vor Abgabe seiner Vertragserklärung, die Informationen nach § 61 Abs. 1 vor dem Abschluss des Vertrags klar und verständlich in Textform zu übermitteln.
Wir dokumentieren unsere Arbeit in unseren täglichen E-Mails, Gesprächsnotizen und Briefen. Logisch, nachvollziehbar, individuell und dauerhaft zum Vorteil unserer Kunden. Dazu gehört selbstverständlich auch die Übermittlung der Informationen gemäß §§ 60 Abs. 2 und 61 Abs. 1 VVG.
